Le blog d'upnote

Le cycle de validation documentaire d’Upnote : un atout pour l’entreprise :

1. L’équipe de réalisation soumet son travail pour relecture,
2. Des relecteurs qualifiés (responsable métier, technique, juridique, sécurité, …) remontent leurs remarques via le système d’annotations,
3. Les équipes de réalisation et de relecture échangent pour s’assurer de la conformité, de la cohérence et de la bonne compréhension des informations remontées. Ensemble, ils statuent sur les suites à donner à ces retours. Les échanges et les décisions sont historisés pour un meilleur partage.
4. Le comité de validation approuve formellement le(s) document(s). Chaque document peut être unitairement approuve ou rejeté. Les documents approuvés peuvent l’être avec ou sans réserve.
5. Les documents rejetés sont mis à jour, puis soumis à un nouveau cycle de validation.
   Les documents approuvés avec réserves sont mis à jour et peuvent être dispensés de cycle de validation. Les réserves de l'ensemble des documents validés peuvent être suivies individuellement via le module d'annotation, ou via le module Upnote/CrossView.

Le cycle de validation de document exposé ci-dessus met en évidence quelques points forts de la solution proposée par Upnote :

• La remonté d’information par les relecteurs est simplifiée (saisie à même le document). Les retours sont remis dans leur contexte (localisation des annotations dans le document),
• Les retours sont agrégés et partagés. Les interférences entre les retours des différents relecteurs sont identifiables très tôt dans le processus.
• Les décisions sont expliquées et tracées, elles sont consultables à tout moment,
• Les retours sont tous pris en compte puis traités ou sciemment abandonnés. Le traitement des retours peut être suivi par document ou par grappe de documents (Cf. module Upnote/CrossView),
• La compréhension des retours est explicite et, en cas de besoin, le dialogue entre les parties prenantes est facilité par l’outil à tout moment.
• L’état des documents, ainsi que les annotations sont connus de tous, car mis à jour à chaque ouverture du document, y compris lorsque le document se trouve sur le disque local de l'utilisateur, sur une clé USB, ou en pièce jointe d’un mail un peu ancien)