Upnote offre un environnement riche et hautement paramétrable pour couvrir l'ensemble des besoins liés à la relecture de documents :

• Faciliter l'administration des fiches de relectures :
  • Inviter des relecteurs :
    Après avoir référencé un document, l'animateur de groupe de travail est invité à sélectionner des relecteurs.
    Pour chaque relecteur une fiche de relecture est initiée.
  • S'assurer de la disponibilité et de l'implication des relecteurs :
    Lors de leur affectation les relecteurs sont informés par mail. Ils peuvent, en cas de difficulté à assurer la mission demandée, informer l'animateur de groupe de travail de leur indisponibilité. L'animateur devra alors nommer un autre relecteur.
  • Suivre l'avancée des relectures :
    Les tableaux de synthèses donnent une vue temps réel de l'avancement des relectures pour un document donné, un ensemble de documents, ou tout un projet.
    Ils donnent une indication des actions à mener (Fiche de relecture à réattribuer, relecteur à relancer, ...)
  • Fusionner fiches de relecture.
    En fin de relecture, les fiches de relectures sont naturellement fusionnées entre elle pour permettre un meilleur partage des remarques entre relecteurs.
  • Pour les plus avancés :
    Pour les organisations les plus avancées il est possible d'intégrer les directives de relectures à même l'outil :
    • Définir des profils de relecteurs (Expert métier, expert technique, ...),
    • Définir des types de documents et, pour chaque type, le profil et le nombre des relecteurs requis,
    • Lors du référencement d'un document, il n'y à plus qu'à nommer des relecteurs conformément aux directives définies ci-dessus,
    • Par la suite, il sera plus facile de tracer les documents pour lesquels les directives n'ont pas été respectées.
• Faciliter la saisie des fiches de relectures :
  La saisie des remarques se fait sous forme d'annotations à même le document, le mécanisme de relecture s'en trouve particulièrement intuitif et simplifié :
  • Pas de fiche de relecture séparée à saisir dans un outil annexe,
  • Le lien entre une remarque et sa position dans le document est immédiat, puisque la remarque est déposée à même le document.
• Assurer une parfaite étanchéité des relectures (Relecture en double aveugle) :
  Il s'agît ici d'éviter qu'un relecteur ne soit influencé par les retours des autres relecteurs. En phase de relecture, les annotations ne sont visibles que par leur auteur. Une fois la relecture terminée, les annotations deviennent visibles de tous.
• Valider les fiches de relecture :
  Les fiches de relectures peuvent être validées ou refusées lorsqu'elles sont jugées non conforme (relecture trop partielle, ...) Sous réserve que des critères de validation soient définis (Nombre moyen de remarques par page, ...), cette validation peut être automatique, semi-automatique ou manuelle, En cas d'invalidation d'une fiche de relecture, l'animateur du groupe de travail sera amené à inviter d'autres relecteurs,
• Faciliter les travaux post-relecture :
  Après validation des fiches de relecture, chaque remarque peut faire l'objet d'aller et retour entre les relecteurs ou entre l'équipe chargée de les prendre en compte et les relecteurs. Les échanges sont historisés pour conserver toute la richesse informationnelle apportée.
  
  Au fur et à mesure de leur prise en compte, les remarques changent d'état. Cela permet :
  • Une visualisation directe à l'écran de l'avancement de chaque remarque (changement de couleur des pictogrammes),
  • Un suivi plus fin, via les tableaux d'analyses, de l'avancement des travaux post-relecture.
  • Des relances automatisées sur les actions attendues.
• Fournir des informations aux auditeurs :
  En cas d'audit, un accès 'visiteur' à l'outil Upnote permet aux auditeurs de trouver tous les éléments dont ils ont besoin : Fiches de relecture, annotations, discussions, actions prises, suivi de ces actions, ...
  Au travers des éléments présents, des actions prises, des relances effectuées, ils trouveront des preuves directes et des preuves indirectes du bon déroulement des opérations de relecture.

Avec Upnote, vous allez :

• Maitriser et pérenniser votre processus de relecture,
• Accroitre la qualité de vos livrables documentaires,
• Réduire les coûts liés au processus de relecture.