Le blog d'upnote

A l’heure de la montée en puissance des méthodes agiles dans nos organisations, j’observe une baisse drastique de la documentation produite sur les projets informatiques (conception fonctionnelle, conception technique, document d’architecture, …). En tant qu’ancien responsable assurance qualité cette baisse m’interpelle. Qu’en sera-t-il de la maintenabilité et du transfert de compétences de ces applications dans les années à venir ? N’est-ce pas là un risque inconsidéré que prend l’entreprise ?

J’ai longtemps pensé que cet état de fait venait du rééquilibrage de pouvoir qu’apportent les méthodes agiles entre les différentes parties prenantes. La documentation n’étant pas le sujet préféré des développeurs, celle-ci en pâtissait.

Et pourtant, il y a quelques temps de cela une ESN m’invitait à parler de la documentation en préambule d’un DOJO, sorte d’after work ou les développeurs se retrouvent pour coder.

Les réactions observées à l’énonciation du thème du préambule m’indiquèrent clairement que les 20 minutes de mon intervention allaient être rock’n roll.

Au terme de mon exposé il s’est pourtant produit quelque chose d’inhabituel, forçant les organisateurs à procéder à un vote pour ou contre la poursuite des échanges sur le thème, au détriment de la partie codage. La quasi-unanimité des personnes présentes ce soir-là a souhaité poursuivre sur le thème et nos échanges ont duré une bonne heure.

Il serait difficile de retranscrire ici toute la richesse qui en est ressortie, mais voici un résumé des principales difficultés remontées par mes interlocuteurs :

• « On ne sait pas ce qui doit être mis mettre dans une documentation, et jusqu’à quel niveau de détail s’arrêter »,
• « On a souvent peut de retour sur la documentation qu’on produit »,
• « On ne sait pas à quoi sert notre documentation. » « On a souvent l’impression que ça ne sert à rien ».

J’en conclu donc que contrairement aux idées reçues, ce n’est pas le manque d’appétence des développeurs pour la documentation qui explique à lui seul ce constat. Les freins sont très probablement ailleurs.

Il est vrai qu’une documentation mal faite ne sert à rien. Pire, elle peut desservir le projet. Alors à quoi bon y passer du temps ? Eh bien c’est très certainement là qu’est l’erreur. Une bonne documentation est impérative à la pérennité du projet. La question devrait plutôt être « Quels moyen je me donne pour arriver à une documentation de qualité ? ».

Les réponses vous les connaissez pourtant puisque vous réalisez des projets. Il suffit de transposez les réponses à la question « Quels moyen je me donne pour arriver à un projet de qualité ? » en les appliquant à la documentation. Voici quelques pistes qui pourront étayer votre réflexion :

Tout d’abord, il est bon de fixer un objectif, si possible SMART (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste, Temporellement défini). En d’autres termes, prendre le temps de définir de manière explicite les attentes concernant la documentation projet. Elles doivent correspondre au niveau de la personne en charge de sa réalisation ainsi qu’aux besoins du projets (ni trop, ni trop peu - le niveau de détail attendu peut varier fortement d’un projet à l’autre). Le budget temps alloué doit être réservé et communiqué.

Une fois l’objectif défini, pensez aux ressources. Du temps, nous venons de le voir, mais aussi et surtout aux personnes qualifiées et/ou à faire monter en puissance. L’idéal est de mixer les deux pour que le niveau moyen de l’équipe soit en augmentation permanente, et qu’en cas de départ le savoir-faire ne se perde pas. Une aide externe est parfois la bienvenue lorsque l’équipe n’as pas (plus) assez d’expérience. Un peu de sang neuf apporte souvent un bon coup de fouet.

Après la réalisation vient une phase trop souvent oubliée : les tests. Ils sont pourtant de rigueur ! La documentation projet est un livrable comme les autres (même lorsqu’elle est interne au projet). A ce titre, elle doit faire l’objet d’une recette (relecture par des pairs, relecture par des utilisateurs de la documentation pour lever les ambiguïtés). Il s’agît là d’une vraie démarche à mettre en place avec un processus de relecture défini (nombre et qualité des relecteurs, objectifs des relectures, relecture en double aveugle, prise en compte des retours, …) et des critères de validation clairs et objectifs des fiches de relectures et des documents relus.

La solution de diffusion de la documentation a-t-elle suffisamment requis votre attention ? Comment s’assurer que chaque destinataire soit bien informé des nouvelles versions et qu’il travaille avec la bonne version des documents. Combien coûte au projet une personne qui travaille sur une mauvaise version de document ? Quand cela s’est-il produit pour la dernière fois ?

La collecte et la diffusions des retours sont également importants. C’est grâce aux retours que votre documentation sera toujours à jour et que les rédacteurs progresseront le plus. Si les retours immédiats (relecture interne avant diffusion) sont souvent bien gérés, qu’en est-t-ils des retours à plus long terme, ceux réalisés par les utilisateurs de la documentation ? Comment sont-ils collectés, diffusés et traités ? Sont-ils tous collectés ? Sont-ils tous traités ?

J’aime enfin à rappeler la force de l’amélioration continue. Disposer d’un comité qui, à intervalle régulier, regarde avec un peu plus de hauteur la qualité de la documentation produite, son adéquation par rapport aux besoins des projets et la typologie des retours les plus fréquents est toujours une bonne idée. C’est un levier formidable qui vous permettra d’ajuster vos attentes, vos processus et les moyens requis.

Mettre en place une culture d’entreprise relative à la documentation projet est un investissement sur le long terme. Il faut gardez à l’esprit que l’amélioration de la qualité des documents s’étalera très probablement sur plusieurs projets. Les pièges les plus fréquents sont de vouloir aller trop vite en se donnant des objectifs démesurés au regard de la maturité des équipes en place. Il est souvent préférable de n’avoir que peu de documents et que ceux-ci soient vraiment utiles plutôt que d’avoir pléthore d’informations incohérentes que personne ne lira.

Si les premières réflexions doivent concerner les objectifs et les processus à mettre en place, consacrez également du temps au choix des outils. Cette étape est en effet souvent négligée en se précipitant sur les outils les plus simples ou les plus connus, mais pas toujours suffisant pour répondre à l'ensemble des besoins que nous avons évoqués. Et pourtant, bien choisis, les outils vous seront d’une grande aide dans l’acceptation, l’efficacité et la pérennité de vos processus.

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Avec la montée en puissance des méthodes agiles (Scrum, Kanban, ...) des murs de post-it fleurissent un peu partout.

Upnote

Upnote/Board vous apporte :

• La simplicité : Créez un nouveau "Mur d'informations", invitez vos collaborateurs et déposez vos premières notes. Vos équipes peuvent se mettre au travail.
• La richesse informationnelle : Ne vous limitez pas à la surface d'un post-it pour décrire la tâche à réaliser. Upnote vous permet d'aller bien au-delà en ajoutant du texte non limité en taille, des pièces jointes, des liens vers d'autres ressources (documents, sites web, ...).
  N'hésitez pas à ajouter en commentaire vos questions et les réponses qui y ont été apportées, les difficultés rencontrées et les solutions retenues, .... L'information pourra être utile pour d'autres par la suite.
• Le partage multisite : Vous êtes en télétravail ? Vos équipes sont réparties sur plusieurs sites ? Accédez aux informations comme si vous étiez dans la même pièce.
• La sécurité : Nos murs d'informations sont basés sur les cycles de vie des éléments d'informations contenus dans ces murs. Les déplacements des post-its sont soumis aux règles de sécurité en vigueur sur le projet. Vos procédures sont donc respectées et toutes les opérations sont historisées permettant de suivre dans le temps l'avancement des travaux.

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Pour plus de fluidité dans les échanges, Upnote refond son module de notifications

Avec upnote.link vous recevez, si vous le souhaitez et à la fréquence que vous aurez choisie, un mail synthétisant l'activité récente sur vos environnements Upnote (nouveaux documents, nouvelles informations, ...).

Gagnez du temps en cliquant sur les liens intégrés au mail pour accéder aux éléments mentionnés.

Le paramétrage des notifications s'effectue à deux niveaux :

1. Au niveau du Cloud privé : la matrice d'émission des notifications
   • Pour chaque type d'élément d'Upnote vous pouvez modifier la matrice d'émission des notifications.
   • Cette matrice indique quelles notifications sont envoyées à quels profils utilisateurs avec quel niveau de priorité ('pour information' ou 'pour action').
2. Au niveau des préférences utilisateur : les modalités de réceptions
   • L'utilisateur peut modifier les modalités de réceptions des notifications via le module Upnote/MyAccount, onglet 'Notifications'.
   • L'utilisateur peut choisir de recevoir ou non les notifications par mail.
   • S'il opte pour la réception de notification par mail, il peut choisir la fréquence d'envoi des mails (de 15 minutes à 7 jours).

Les notifications sont envoyées en fonction de l'activité en respectant ces deux niveaux de paramétrage. S'il n'y a pas d'activité, aucun mail n'est envoyé.

Chaque mail synthétise l'activité présente sur les différents environnements de travail (Cloud privés, groupe de travail ou simple document) sur lesquels l'utilisateur a des droits.

Les notifications au sein du mail sont classées par Cloud privé, groupe de travail, document et type de notification. Des liens permettent d'ouvrir chacun de ces éléments dans le module adéquat.

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Découvrez comment Upnote simplifie la validation de votre annuaire auprès de l'ensemble des membres.

La boîte à outil « validation d’annuaire » a été conçue pour simplifier le travail sur l'ensemble des phases de validation d'un annuaire :

1. Diffuser les éléments à valider auprès des membres de l’annuaire,
2. Saisir les demandes de correction,
3. Centraliser et diffuser les demandes de correction auprès des designers,
4. Suivre l’avancement des travaux correctifs.

Par ses fonctionnalités, cette boite à outil permet un gain de temps et de fiabilité important, tant pour les responsables de projet annuaire, que les relecteurs et les designers.

1. Diffuser les éléments à valider par les différents membres de l’annuaire, une source d'optimisation importante du temps de travail pour le responsable de projet :

L'application dispose d'un outil d'Identification automatique des emails des personnes citées dans l’annuaire. Cet outil suggère une liste de relecteur puis propose d'ajouter automatiquement les droits des « relecteurs », un mail de notification est alors envoyé aux relecteurs.

Le mail de notification peut être personnalisé. Il contient un lien vers la page ou l’encart à valider.

2. Simplifier le travail de saisie des remarques

En cliquant sur le lien contenu dans le mail de notification le relecteur accède directement au document à valider. Ce dernier s'ouvre dans l'application Web Upnote/DocViewer.

Le relecteur remonte ses demandes de correction à même le document, par simple Glisser-déposer. Des commentaires pré-typés optimisent la saisie et simplifie l’identification visuelle du type de correction demandé (texte, photo).

Les pièces jointes (Photo, …) sont ajoutées à même la demande de correction.

3. Centraliser et diffuser les demandes de correction auprès des designers

Plus besoin d’agréger les demandes de correction des différentes relecteurs (Mails, PDF annotés, …) l’outil le fait pour vous en partageant en temps réel les retours à l’ensemble des personnes impliquées (relecteurs, designers, …)

Les designers sont informés par notification lorsque des demandes de corrections sont émises. Les notifications contiennent des liens vers les fichiers impactés pour faciliter le travail du designer.

4. Suivre l’avancement des corrections

La couleur des pictogrammes indique de manière visuelle l’état d’avancement des retours : A traiter, traité, validé,

Les tableaux d’analyse, regroupent en un seul écran les commentaires de l’ensemble de vos projets. Si vos abaques ont été renseignées, vous disposez d’une estimation de la charge des travaux de correction.

Le tableau d'analyse est un point d'entrée intéressant pour le responsable du projet comme pour le designer, qui d'une même fenêtre a une information globale sur les travaux à effectuer. Un clic sur la demande de correction permet d'ouvrir le document impacté.

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UPNOTE remporte le prix du public du Com' en Or DAY 2018 !

Merci au public, à www.reconquete-rh.org, et à la communauté d'utilisateurs d'Upnote pour cette très belle récompense.

Upnote rend vos documents interactifs :

• Agences conseil :
  Communiquez en mode projet avec vos différents interlocuteurs : prestataires internes / externes, clients, …
• Commerciaux :
  Différenciez-vous par l’innovation : Passez de l’information client à la communication client interactive.
• Responsable print :
  Optimisez vos délais et réduisez vos coûts : Effectuez vos relectures, annotations, validations et BAT en toute sérénité.

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Une boîte à outil à destination des agences de communication print internes/externes et des responsables de production de catalogues.

La boite à outils « Validation de catalogue » d’Upnote c’est :

• Des centaines de mails regroupés en un seul outil,
• La fin des versions parallèles de documents (=PDF annotés transmis d’utilisateur en utilisateur, générant une nouvelle version du document à chaque passage),
• Des notes positionnées à même le document pour indiquer avec précision l’endroit ou apporter les corrections,
• Un accès sécurisé aux documents et aux commentaires,
• Une vue d’ensemble de l’avancement de la relecture et des travaux correctifs,
• Un cycle de vie des documents qui implémente le BAT.

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La force d'Upnote au service du partage de fichiers.

Vous étiez nombreux à l'attendre : Le module de partage de fichiers est désormais en ligne et 100% opérationnel.

 

Le module de partage de fichiers c’est quoi ?

Le module de partage de fichier vous permet de téléverser dans votre cloud privé Upnote tout type de fichier (annotable ou non) pour les partager avec vos interlocuteurs.

Une fois intégré au cloud privé, le fichier est accessible via le module « Upnote/Explorer » ou via son url (plus pratique pour ajouter, dans vos e-mails, un lien vers le fichier).

Les droits d’accès d’Upnote s’appliquent à ce fichier. Seules les personnes habilitées à le consulter pourront l’ouvrir ou le télécharger.

Mieux, lors de son téléversement, vous pouvez associer ce fichier à un type de document spécifique avec ou sans workflow (cycle de vie). Les droits pourront varier automatiquement en fonction de l’état du fichier (en cours de validation, validé, rejeté, annulé, …).

Enfin, le téléversement prend en charge la conversion du fichier en « document upnote » (i.e. document annotable via le module d’annotation d’Upnote). Plus aucune manipulation n'est nécessaire pour profiter pleinement de toute la puissance d’Upnote.

 

Le module de partage de fichier, comment ça marche ?

Depuis l’interface d’administration « myupnote.com », ou depuis le tout nouveau module « Upnote/Explorer », vous pouvez gérer le contenu de votre cloud privé :

• Création de groupe de travail,
• Création de répertoires
• Téléversement des fichiers
• Consultation des fichiers (Ouverture dans Upnote/DocViewer ou téléchargement)
• Gestion des droits

Le module « Upnote/Explorer » s’apparente à un explorateur de fichiers classique et s'exécute dans votre navigateur web.

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L’équipe Upnote vous souhaite une excellente année 2018,
pleine de projets innovants, de rencontres et d’échanges riches,
rendant vos succès plus éclatants.

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Qui au sein d’un groupe de travail n’a jamais entendu : « Je n’ai pas reçu le mail de Y », « Je n’avais pas la dernière version », « Je l’avais dit il y a x mois à Z », …
Combien d’heures / jours perdus, de manque à gagner, de pertes financières, de collaborateurs démobilisés, de clients mécontents ?

Après 20 ans dans l’univers des SSII, Guillaume Kerampran, ingénieur ISEN, a consacré 4 années de recherche et développement à apporter une solution concrète.

Upnote permet de centraliser les informations et surtout les échanges (questionner, commenter, alerter, répondre) en garantissant la traçabilité, la sécurité et la validité des données.

Les principaux formats de document sont reconnus. Après conversion, les destinataires peuvent utiliser la solution de façon très simple, aucune installation n’étant requise.

Solution de « gestion de document de projets » autonome, Upnote peut parfaitement compléter et enrichir les outils existants (GED, outils de gestion de projet, ECM, CRM, …).

Un principe de facturation original assure un ROI aussi rapide que substantiel.

Aujourd’hui, Upnote intéresse les professionnels : Informatique, RH, Communication (Web / Print), Formation, Achats, Qualité…

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