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Le blog d'upnote

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Le management visuel des informations par Upnote

Le 16-10-2018

Avec la montée en puissance des méthodes agiles (Scrum, Kanban, ...) des murs de post-it fleurissent un peu partout.

Upnote

Upnote/Board vous apporte :

  • La simplicité : Créez un nouveau "Mur d'informations", invitez vos collaborateurs et déposez vos premières notes. Vos équipes peuvent se mettre au travail.
  • La richesse informationnelle : Ne vous limitez pas à la surface d'un post-it pour décrire la tâche à réaliser. Upnote vous permet d'aller bien au-delà en ajoutant du texte non limité en taille, des pièces jointes, des liens vers d'autres ressources (documents, sites web, ...).
    N'hésitez pas à ajouter en commentaire vos questions et les réponses qui y ont été apportées, les difficultés rencontrées et les solutions retenues, .... L'information pourra être utile pour d'autres par la suite.
  • Le partage multisite : Vous êtes en télétravail ? Vos équipes sont réparties sur plusieurs sites ? Accédez aux informations comme si vous étiez dans la même pièce.
  • La sécurité : Nos murs d'informations sont basés sur les cycles de vie des éléments d'informations contenus dans ces murs. Les déplacements des post-its sont soumis aux règles de sécurité en vigueur sur le projet. Vos procédures sont donc respectées et toutes les opérations sont historisées permettant de suivre dans le temps l'avancement des travaux.

Restez connectés à vos applications Upnote

Le 12-07-2018

Pour plus de fluidité dans les échanges, Upnote refond son module de notifications

Avec upnote.link vous recevez, si vous le souhaitez et à la fréquence que vous aurez choisie, un mail synthétisant l'activité récente sur vos environnements Upnote (nouveaux documents, nouvelles informations, ...).

Gagnez du temps en cliquant sur les liens intégrés au mail pour accéder aux éléments mentionnés.

Le paramétrage des notifications s'effectue à deux niveaux :

  1. Au niveau du Cloud privé : la matrice d'émission des notifications
    • Pour chaque type d'élément d'Upnote vous pouvez modifier la matrice d'émission des notifications.
    • Cette matrice indique quelles notifications sont envoyées à quels profils utilisateurs avec quel niveau de priorité ('pour information' ou 'pour action').
  2. Au niveau des préférences utilisateur : les modalités de réceptions
    • L'utilisateur peut modifier les modalités de réceptions des notifications via le module Upnote/MyAccount, onglet 'Notifications'.
    • L'utilisateur peut choisir de recevoir ou non les notifications par mail.
    • S'il opte pour la réception de notification par mail, il peut choisir la fréquence d'envoi des mails (de 15 minutes à 7 jours).

Les notifications sont envoyées en fonction de l'activité en respectant ces deux niveaux de paramétrage. S'il n'y a pas d'activité, aucun mail n'est envoyé.

Chaque mail synthétise l'activité présente sur les différents environnements de travail (Cloud privés, groupe de travail ou simple document) sur lesquels l'utilisateur a des droits.

Les notifications au sein du mail sont classées par Cloud privé, groupe de travail, document et type de notification. Des liens permettent d'ouvrir chacun de ces éléments dans le module adéquat.

Validation d'annuaire

Le 14-05-2018

Découvrez comment Upnote simplifie la validation de votre annuaire auprès de l'ensemble des membres.


La boîte à outil « validation d’annuaire » a été conçue pour simplifier le travail sur l'ensemble des phases de validation d'un annuaire :

  1. Diffuser les éléments à valider auprès des membres de l’annuaire,
  2. Saisir les demandes de correction,
  3. Centraliser et diffuser les demandes de correction auprès des designers,
  4. Suivre l’avancement des travaux correctifs.

Par ses fonctionnalités, cette boite à outil permet un gain de temps et de fiabilité important, tant pour les responsables de projet annuaire, que les relecteurs et les designers.


1. Diffuser les éléments à valider par les différents membres de l’annuaire, une source d'optimisation importante du temps de travail pour le responsable de projet :

L'application dispose d'un outil d'Identification automatique des emails des personnes citées dans l’annuaire. Cet outil suggère une liste de relecteur puis propose d'ajouter automatiquement les droits des « relecteurs », un mail de notification est alors envoyé aux relecteurs.

Le mail de notification peut être personnalisé. Il contient un lien vers la page ou l’encart à valider.


2. Simplifier le travail de saisie des remarques

En cliquant sur le lien contenu dans le mail de notification le relecteur accède directement au document à valider. Ce dernier s'ouvre dans l'application Web Upnote/DocViewer.

Le relecteur remonte ses demandes de correction à même le document, par simple Glisser-déposer. Des commentaires pré-typés optimisent la saisie et simplifie l’identification visuelle du type de correction demandé (texte, photo).

Les pièces jointes (Photo, …) sont ajoutées à même la demande de correction.


3. Centraliser et diffuser les demandes de correction auprès des designers

Plus besoin d’agréger les demandes de correction des différentes relecteurs (Mails, PDF annotés, …) l’outil le fait pour vous en partageant en temps réel les retours à l’ensemble des personnes impliquées (relecteurs, designers, …)

Les designers sont informés par notification lorsque des demandes de corrections sont émises. Les notifications contiennent des liens vers les fichiers impactés pour faciliter le travail du designer.


4. Suivre l’avancement des corrections

La couleur des pictogrammes indique de manière visuelle l’état d’avancement des retours : A traiter, traité, validé,

Les tableaux d’analyse, regroupent en un seul écran les commentaires de l’ensemble de vos projets. Si vos abaques ont été renseignées, vous disposez d’une estimation de la charge des travaux de correction.

Le tableau d'analyse est un point d'entrée intéressant pour le responsable du projet comme pour le designer, qui d'une même fenêtre a une information globale sur les travaux à effectuer. Un clic sur la demande de correction permet d'ouvrir le document impacté.

Upnote remporte le prix du public du Com'en Or Day 2018

Le 22-03-2018

UPNOTE remporte le prix du public du Com' en Or DAY 2018 !

Merci au public, à www.reconquete-rh.org, et à la communauté d'utilisateurs d'Upnote pour cette très belle récompense.

Upnote rend vos documents interactifs :

  • Agences conseil :
      Communiquez en mode projet avec vos différents interlocuteurs : prestataires internes / externes, clients, …
  • Commerciaux :
      Différenciez-vous par l’innovation : Passez de l’information client à la communication client interactive.
  • Responsable print :
      Optimisez vos délais et réduisez vos coûts : Effectuez vos relectures, annotations, validations et BAT en toute sérénité.

Validation de catalogue

Le 12-03-2018

Une boîte à outil à destination des agences de communication print internes/externes et des responsables de production de catalogues.

La boite à outils « Validation de catalogue » d’Upnote c’est :
  • Des centaines de mails regroupés en un seul outil,
  • La fin des versions parallèles de documents (=PDF annotés transmis d’utilisateur en utilisateur, générant une nouvelle version du document à chaque passage),
  • Des notes positionnées à même le document pour indiquer avec précision l’endroit ou apporter les corrections,
  • Un accès sécurisé aux documents et aux commentaires,
  • Une vue d’ensemble de l’avancement de la relecture et des travaux correctifs,
  • Un cycle de vie des documents qui implémente le BAT.

Partagez vos fichiers avec Upnote

Le 15-01-2018

La force d'Upnote au service du partage de fichiers.

Vous étiez nombreux à l'attendre : Le module de partage de fichiers est désormais en ligne et 100% opérationnel.

 

Le module de partage de fichiers c’est quoi ?

Le module de partage de fichier vous permet de téléverser dans votre cloud privé Upnote tout type de fichier (annotable ou non) pour les partager avec vos interlocuteurs.

Une fois intégré au cloud privé, le fichier est accessible via le module « Upnote/Explorer » ou via son url (plus pratique pour ajouter, dans vos e-mails, un lien vers le fichier).

Les droits d’accès d’Upnote s’appliquent à ce fichier. Seules les personnes habilitées à le consulter pourront l’ouvrir ou le télécharger.

Mieux, lors de son téléversement, vous pouvez associer ce fichier à un type de document spécifique avec ou sans workflow (cycle de vie). Les droits pourront varier automatiquement en fonction de l’état du fichier (en cours de validation, validé, rejeté, annulé, …).

Enfin, le téléversement prend en charge la conversion du fichier en « document upnote » (i.e. document annotable via le module d’annotation d’Upnote). Plus aucune manipulation n'est nécessaire pour profiter pleinement de toute la puissance d’Upnote.

 

Le module de partage de fichier, comment ça marche ?

Depuis l’interface d’administration « myupnote.com », ou depuis le tout nouveau module « Upnote/Explorer », vous pouvez gérer le contenu de votre cloud privé :

  • Création de groupe de travail,
  • Création de répertoires
  • Téléversement des fichiers
  • Consultation des fichiers (Ouverture dans Upnote/DocViewer ou téléchargement)
  • Gestion des droits

Le module « Upnote/Explorer » s’apparente à un explorateur de fichiers classique et s'exécute dans votre navigateur web.

Meilleurs vœux 2018

Le 09-01-2018

L’équipe Upnote vous souhaite une excellente année 2018,
pleine de projets innovants, de rencontres et d’échanges riches,
rendant vos succès plus éclatants.

Upnote : Vos projets en toute sérénité !

Le 16-10-1974

Qui au sein d’un groupe de travail n’a jamais entendu : « Je n’ai pas reçu le mail de Y », « Je n’avais pas la dernière version », « Je l’avais dit il y a x mois à Z », …
Combien d’heures / jours perdus, de manque à gagner, de pertes financières, de collaborateurs démobilisés, de clients mécontents ?

Après 20 ans dans l’univers des SSII, Guillaume Kerampran, ingénieur ISEN, a consacré 4 années de recherche et développement à apporter une solution concrète.

Upnote permet de centraliser les informations et surtout les échanges (questionner, commenter, alerter, répondre) en garantissant la traçabilité, la sécurité et la validité des données.

Les principaux formats de document sont reconnus. Après conversion, les destinataires peuvent utiliser la solution de façon très simple, aucune installation n’étant requise.

Solution de « gestion de document de projets » autonome, Upnote peut parfaitement compléter et enrichir les outils existants (GED, outils de gestion de projet, ECM, CRM, …).

Un principe de facturation original assure un ROI aussi rapide que substantiel.

Aujourd’hui, Upnote intéresse les professionnels : Informatique, RH, Communication (Web / Print), Formation, Achats, Qualité…

Upnote : Retenu pour les pitchs au BigUp4StartUp des Hautes de France

Le 14-10-1974

Upnote séléectionné par les directeurs de l'innovation des grands comptes pour pitcher au BigUp4StartUp des Hauts deFrance les 21 et 22 novembre 2017.

Parce qu'une courte vidéo vaut mieux qu'un long discours…

Le 05-10-2017

Découvrez en 1 minute pourquoi Upnote s'avère être une alternative efficace aux mails pour vos travaux collaboratifs.

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