Le cycle de validation documentaire d’Upnote : un atout pour l’entreprise.
Le 14-12-2016

Le cycle de validation documentaire d’Upnote : un atout pour l’entreprise :
- L’équipe de réalisation soumet son travail pour relecture,
- Des relecteurs qualifiés (responsable métier, technique, juridique, sécurité, …) remontent leurs remarques via le système d’annotations,
- Les équipes de réalisation et de relecture échangent pour s’assurer de la conformité, de la cohérence et de la bonne compréhension des informations remontées. Ensemble, ils statuent sur les suites à donner à ces retours. Les échanges et les décisions sont historisés pour un meilleur partage.
- Le comité de validation approuve formellement le(s) document(s). Chaque document peut être unitairement approuve ou rejeté. Les documents approuvés peuvent l’être avec ou sans réserve.
- Les documents rejetés sont mis à jour, puis soumis à un nouveau cycle de validation.
Les documents approuvés avec réserves sont mis à jour et peuvent être dispensés de cycle de validation. Les réserves de l'ensemble des documents validés peuvent être suivies individuellement via le module d'annotation, ou via le module Upnote/CrossView.
Le cycle de validation de document exposé ci-dessus met en évidence quelques points forts de la solution proposée par Upnote :
- La remonté d’information par les relecteurs est simplifiée (saisie à même le document). Les retours sont remis dans leur contexte (localisation des annotations dans le document),
- Les retours sont agrégés et partagés. Les interférences entre les retours des différents relecteurs sont identifiables très tôt dans le processus.
- Les décisions sont expliquées et tracées, elles sont consultables à tout moment,
- Les retours sont tous pris en compte puis traités ou sciemment abandonnés. Le traitement des retours peut être suivi par document ou par grappe de documents (Cf. module Upnote/CrossView),
- La compréhension des retours est explicite et, en cas de besoin, le dialogue entre les parties prenantes est facilité par l’outil à tout moment.
- L’état des documents, ainsi que les annotations sont connus de tous, car mis à jour à chaque ouverture du document, y compris lorsque le document se trouve sur le disque local de l'utilisateur, sur une clé USB, ou en pièce jointe d’un mail un peu ancien)